Touring Finlandia

Tietosuojaseloste

REKISTERISELOSTE

Henkilötietolain (523/1999) 10 § ja 24 § ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tämä seloste on päivitetty viimeksi 21.8.2018.

Keitä olemme:

Olemme matkamoottoripyöräilyyn keskittynyt yhdistys, Touring Finlandia MK ry.

Verkkosivustomme osoite on: https://www.tfmk.com. Sivusto on tehty WordPress alustalla. Verkkosivut sekä jäsenrekisteri palvelutarjoajana toimii Floapps Oy, palvelu täyttää Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Nettisivusto käyttää evästeitä.

1     Rekisterin nimi

Touring Finlandia MK ry, jäsenrekisteri

2     Rekisterinpitäjä

Nimi:                         Touring Finlandia MK ry
Verkkosivut:            www.tfmk.com
Osoite:                      Touring Finlandia Moottorikerho ry. (TFMK)
Metsäpirtintie 1
02130 Espoo

Sähköposti:             toiminta@tfmk.com

2.1       Rekisteriasioista vastaava henkilö

Sähköposti:                jasentiedot@tfmk.com

3     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Henkilöistä kerätyistä tiedoista ei rakennella mitään käyttäjäprofiileja tms.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön oma suostumus, sillä sekä tietojen luovutus että yhdistykseen liittyminen ovat vapaaehtoisia tekoja, jotka voi perua ilmoittamalla siitä. Ilman yhdistyslain vaatimia tietoja ei voi jäseneksi liittyä eikä ilman yhteystietoja voida kommunikoida eli lähettää yhdistyksen toimintaan liittyviä tietoja. Annettuaan vapaaehtoisesti nämä tiedot jäsenet ovat samalla antaneet suostumuksensa näiden tietojen käyttämiseen yhdistyksen asioissa. Ilmoittamalla sähköpostilla voi jäsen peruuttaa suostumuksensa ja samalla erota yhdistyksestä. Silloin tiedot poistetaan rekisteristä.

Jäseneksi ei saa liittyä alle 16 vuotias ilman että vanhempainvastuunkantaja on antanut siihen suostumuksen tai valtuutuksen.

4     Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen nimi ja kotipaikka. Lisäksi keräämme jäsenten
yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti,)
jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta),
jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset), ja
lisätietoina jäsenen itsestään antamat tiedot (esim. moottoripyörästä kerätyt tiedot.) ja
seuran toimintaan liittyvät tiedot (esim. hallituksen jäsenyys, osallistumistiedot tilaisuuksiin).

5     Rekisterin tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Jäsenen oma ilmoitus on siis ensisijainen tapa kerätä tietoa. Pyydämme, että jäsenet itse ilmoittaisivat osoitteenmuutoksistaan. Lisäksi ilmoittautumisista tapahtumiin kerätään tietoja jotka yhdistetään jäsenen tietoihin osallistumis, ruokavalio ja laskutustietoja sekä vastaavia varten.

6     Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Käytämme jäsenten osoitetietoja lehtien postituksessa, osoitetiedot annetaan painolle osoitteiden tulostamista varten, joka numeron osalta aina erikseen. Lehden voi lukea myös digitaalisesti. Mikäli ei halua tietoja välitettävän painotalolle siitä tulee ilmoittaa rekisterinpitäjälle, jolloin tietojen luovutusta painotalolle ei tehdä.

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, muutoin kuin edellä mainitusti, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

7     Rekisterin suojauksen periaatteet

7.1. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot (lähinnä ovat osallistumislistoja kokouksiin) säilytetään lukkojen takana tai skannattuina tiedostoina pilvipalvelussa, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

7.2. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Jäsenrekisteri sijaitsee ja tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy.

Palveluntarjoaja on huolehtinut järjestelmän tietoturvasta muun muassa seuraavasti:
a) Välineeseen kirjautuminen on salattu 256-bittisellä SSL-suojauksella
b) Sähköpostitse välitetään vain kertakäyttösalasanoja. Kaikki salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
c) Kunkin asiakkaan tiedot sijaitsevat erillisessä tietokannassa

Yhdistys ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

8     Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti.

9     Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli jäsenmaksua ei ole maksettu, vuosijäsen katsotaan eronneeksi ja hänen tietonsa rekisteristä deaktivoidaan. Poistamme vuosittain eronneet jäsenet rekisteristä. Pyydämme kuitenkin, että jäsen ilmoittaisi, jos hän haluaa erota. Silloin voimme poistaa hänet heti jäsenrekisteristä. On kuitenkin huomattava, että nettipohjainen rekisterimme on Flo Apps OYn palvelimella, jossa varmuuskopiota säilytetään ja tiedot poistetaan rekisterinpitäjän aikataulun mukaan. Käytännössä jäsenrekisteristä poiston jälkeen ei poistettujen tietoja enää löydy Touring Finlandia MK ry:n käyttämästä jäsenrekisteristä.

10 WordPress -nettisivusto. Tässä kuvaus toiminnasta.

Kommentit

Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.

Kun vierailijat jättävät kommentin tälle sivustolle keräämme tiedon, joka on näkyvissä kommentointikentissä, IP-osoitteen sekä selaimen versioon liittyvät tiedot. Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.

Media

Mikäli lataat kuvia tälle sivustolle, sinun tulee välttää sellaisten kuvien lataamista, joissa on tallennettu paikkatieto (EXIF GPS). Sivuston vierailijat voivat ladata ja katsoa paikkatietoa kuvista, joita sivustolla on.

Lomakkeet

Sivustolla on lomakkeita jäseneksi liittymistä varten, tapahtumiin rekisteröitymistä varten ja vastaaviin. Näille lomakkeille kirjatut tiedot talletetaan yhdessä muiden jäsentietojen kanssa.

Evästeet

Jos jätät kommentin sivustolle, voit valita nimen, sähköpostiosoitteen ja url-osoitteen tallennuksen evästeeseen. Tämä toiminto lisää käyttömukavuutta, koska lomaketta ei tarvitse täyttää jokaisella kerralla uudelleen kommenttia lisätessä. Evästetieto poistetaan selaimesta vuoden kuluttua.

Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.

Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

11 Kenelle jaamme tietosi

Tietoja käyttää yhdistyksen hallituksen jäsenet, sekä hallituksen valtuuttamat henkilöt kuten tapahtumien tai jaostojen vastuulliset kerhon jäsenet, jäsenasioiden hoitamiseen. Sellaisia ovat esimerkiksi tapahtumien osallistujatiedot, laskutus, jäsenrekisterin ylläpito. Jäsenrekisterin ylläpitoon sekä laskutukseen voidaan myös käyttää palveluntarjoajaa, jonka tulee toiminnassaan hallita tietoja vähintään sillä tarkkuudella kuin tässä on selostettu.

12 Kuinka kauan säilytämme tietoa

Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi, että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että säilyttäisimme ne moderointijonossa.

Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien käyttäjäprofiilien tiedot. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa.

13 Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi

Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä. Kaiken tiedon poistaminen käytännössä lopettaa jäsenyyden yhdistyksessä.

14 Tietojen käsittely

Minne lähetämme tietosi

Vierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta. Muutoin emme lähetä tietojasi eteenpäin.

Kuinka suojelemme henkilötietojasi

Jäsenrekisteriin sekä sivuston ylläpitoon on oikeus vain hallituksen nimeämillä henkilöillä.

Miten toimimme tietomurron tapahtuessa

Pyrimme käytettävissä olevin keinoin sekä palveluntarjoajan kanssa rajoittamaan mahdollisen tietomurron vaikutuksia mahdollisuuksiemme mukaan. Sekä tiedottamaan jäsenistöä mahdollisesta tietomurrosta heti kuin mahdollista.

Kolmannet osapuolet, joilta saamme henkilötietoja

Ei ole.

Henkilötietoon liittyvä automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Ei ole.